Wer eine Steuererklärung abgibt, einen neuen Job beginnt oder ein Gewerbe anmeldet, stößt schnell auf mehrere Nummern. Steuer-Identifikationsnummer und Steuernummer sind jedoch nicht dasselbe: Sie werden von unterschiedlichen Stellen vergeben, erfüllen verschiedene Aufgaben und ändern sich nicht unter denselben Bedingungen. Ich zeige, woran Sie die Nummern erkennen, wo Sie sie finden und welche Sie in welchem Formular eintragen müssen.
Die beiden Nummern haben unterschiedliche Aufgaben
- Steuer-ID: 11-stellige persönliche Nummer für die eindeutige Identifikation.
- Steuernummer: Vom Finanzamt vergebene Nummer für konkrete Steuerangelegenheiten.
- Steuer-ID bleibt gleich: Auch bei Umzug, Heirat oder Namensänderung.
- Steuernummer kann wechseln: Zum Beispiel nach einem Umzug in einen anderen Finanzamtsbezirk.
- Arbeitgeber benötigen meist die Steuer-ID, nicht die persönliche Steuernummer.
Nein, Steuer-ID und Steuernummer sind nicht identisch
Die kurze Antwort lautet Nein. Die Steueridentifikationsnummer, oft Steuer-ID oder IdNr. genannt, identifiziert eine natürliche Person dauerhaft. Die Steuernummer ordnet dagegen einen konkreten Steuerfall dem zuständigen Finanzamt zu.
Ich merke in der Praxis immer wieder, dass die Begriffe verwechselt werden, weil beide Nummern mit dem Wort „Steuer“ beginnen. Entscheidend ist aber nicht der Name, sondern der Zweck. Die Steuer-ID gehört Ihnen als Person, während die Steuernummer mit Ihrer steuerlichen Bearbeitung beim Finanzamt verbunden ist.
| Merkmal | Steuer-ID | Steuernummer |
|---|---|---|
| Vergabestelle | Bundeszentralamt für Steuern | Zuständiges Finanzamt |
| Gültigkeit | Lebenslang | Kann sich ändern |
| Bezug | Natürliche Person | Steuerfall, Person oder Unternehmen |
| Typische Länge | 11 Ziffern | Je nach Darstellung unterschiedlich, im ELSTER-Schema 13-stellig |
Was ist die Steuer-Identifikationsnummer?
Die Steuer-ID wird jeder in Deutschland steuerlich erfassten Person automatisch zugeteilt. Sie besteht aus elf Ziffern und enthält keine direkt lesbaren Angaben wie Geburtsdatum oder Wohnort. Dadurch kann die Finanzverwaltung Steuererklärungen, Lohnsteuerdaten und weitere Mitteilungen eindeutig zuordnen.
Die Nummer bleibt grundsätzlich ein Leben lang unverändert. Ein Umzug, eine Heirat, eine Scheidung oder eine Namensänderung führt also nicht zu einer neuen Steuer-ID. Genau diese dauerhafte Zuordnung ist der große Unterschied zur Steuernummer.
Wann wird die Steuer-ID gebraucht?
Arbeitgeber fragen die Steuer-ID für die elektronische Lohnabrechnung ab. Auch bei bestimmten Bankgeschäften, beim Kindergeld, bei Freistellungsaufträgen und in verschiedenen Formularen der Finanzverwaltung kann sie benötigt werden.
Auf der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung finden Sie normalerweise die Steuer-ID. Wer dort nach seiner persönlichen Steuernummer sucht, wird deshalb oft vergeblich schauen. Für Arbeitnehmer ist die IdNr. im Alltag meist die wichtigere der beiden Nummern.
Wofür braucht man die Steuernummer?
Die Steuernummer vergibt das Finanzamt, wenn ein steuerlicher Vorgang bearbeitet wird. Sie steht häufig auf dem Einkommensteuerbescheid und wird bei der weiteren Kommunikation mit diesem Finanzamt verwendet. Wer erstmals eine Einkommensteuererklärung abgibt, besitzt möglicherweise noch keine Steuernummer und kann das entsprechende Feld in der Erklärung in der Regel frei lassen.
Die Steuernummer kann sich nach einem Wechsel des Finanzamts ändern. Das passiert beispielsweise, wenn Sie in einen anderen Zuständigkeitsbezirk umziehen. Ihre Steuer-ID bleibt dabei unverändert, die neue Steuernummer wird Ihnen vom zuständigen Finanzamt mitgeteilt.
Auch Unternehmen und Vereine können eine Steuernummer haben
Eine Steuernummer ist nicht ausschließlich eine persönliche Nummer. Auch ein Gewerbebetrieb, eine freiberufliche Tätigkeit, eine Gesellschaft oder ein Verein kann eine eigene Steuernummer erhalten. Sie bezieht sich dann auf den jeweiligen steuerlichen Vorgang und nicht einfach auf die Privatperson dahinter.
Gerade bei Selbstständigen liegt hier eine häufige Fehlerquelle. Die private Steuer-ID ersetzt nicht die Steuernummer des Betriebs. Für die Einkommensteuererklärung und betriebliche Steuerangelegenheiten können daher mehrere Nummern gleichzeitig relevant sein.
Welche Nummer gehört in welches Formular?
Die richtige Nummer hängt immer davon ab, wer sie verlangt und welchem Zweck das Formular dient. Ich orientiere mich dabei zuerst an der genauen Bezeichnung im Schreiben, statt nur auf die Länge der Zahlenfolge zu achten.
- Für den Arbeitgeber: meistens die Steuer-ID.
- Für den Einkommensteuerbescheid: häufig die Steuernummer des Finanzamts.
- Für die erste Steuererklärung: die Steuernummer kann fehlen und wird vom Finanzamt vergeben.
- Für eine selbstständige Tätigkeit: meist die betriebliche Steuernummer nach der steuerlichen Erfassung.
- Für Geschäfte innerhalb der EU: gegebenenfalls die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, kurz USt-IdNr.
Wenn ein Formular ausdrücklich nach der „Steueridentifikationsnummer“, „Steuer-ID“ oder „IdNr.“ fragt, tragen Sie die elfstellige persönliche Nummer ein. Steht dort dagegen „Steuernummer“, ist die Nummer aus dem Steuerbescheid gemeint. Eine USt-IdNr. mit dem Kürzel „DE“ ist wiederum eine eigene Kennung und darf nicht automatisch durch eine der beiden anderen Nummern ersetzt werden.
Wo finde ich die Nummern und was tun bei Verlust?
Die Steuer-ID finden Sie im Schreiben des Bundeszentralamts für Steuern, auf der Lohnsteuerbescheinigung oder oft auf Einkommensteuerbescheiden. Haben Sie das Schreiben nicht mehr, können Sie die Nummer beim Bundeszentralamt für Steuern erneut anfordern. Aus Datenschutzgründen wird sie in der Regel per Post an die gespeicherte Anschrift geschickt.
Die Steuernummer steht normalerweise oben auf dem Steuerbescheid oder in Schreiben des Finanzamts. Bei ELSTER ist sie ebenfalls im Bereich der Steuerdaten hinterlegt. Falls Sie noch keine Steuernummer haben, ist das nicht automatisch ein Problem. Bei einer ersten Steuererklärung kann das Finanzamt die Nummer im Zuge der Bearbeitung vergeben.
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Ein einfacher Kontrollblick verhindert die meisten Fehler
Prüfen Sie zunächst, ob die Nummer elf Ziffern hat und als Steuer-ID bezeichnet wird. Eine Steuernummer kann je nach Bundesland und Darstellung anders aufgebaut sein. Die bloße Anzahl der Ziffern ist deshalb nur ein Hinweis, aber kein sicherer Beweis.
Bei Unsicherheit hilft ein Blick auf das Dokument, aus dem die Nummer stammt. Lohnsteuerbescheinigung und Schreiben des Bundeszentralamts deuten meist auf die Steuer-ID hin, während Steuerbescheid und Finanzamtsschreiben typischerweise die Steuernummer enthalten.
Steuer-ID, Steuernummer und weitere Kennungen nicht vermischen
Neben den beiden persönlichen beziehungsweise steuerlichen Nummern gibt es weitere Kennungen. Die Sozialversicherungsnummer gehört zur Renten- und Sozialversicherung und ist keine Steuer-ID. Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer wird vor allem für umsatzsteuerliche Geschäfte innerhalb der Europäischen Union verwendet.
Für Unternehmen kommt außerdem die Wirtschafts-Identifikationsnummer hinzu. Sie wird schrittweise eingeführt und soll die Kommunikation mit Behörden vereinfachen, ersetzt aber nicht automatisch jede bereits vorhandene Steuernummer oder USt-IdNr. Bei geschäftlichen Formularen lohnt sich deshalb ein besonders genauer Blick auf die Abkürzung.
Mein wichtigster Rat ist schlicht, die Nummern nicht anhand ihrer vermuteten Funktion auszutauschen. Steuer-ID bleibt persönlich und dauerhaft, die Steuernummer gehört zum konkreten Steuerfall und kann sich ändern. Wer diese Grundregel kennt, füllt die meisten Formulare bereits ohne zusätzliche Hilfe richtig aus.
Die sichere Zuordnung für den nächsten Steuerfall
Geht es um Ihre Person und eine dauerhafte Identifikation, ist fast immer die elfstellige Steuer-ID gemeint. Geht es um die Bearbeitung einer Steuererklärung, eines Gewerbes oder eines bestimmten Falls beim Finanzamt, brauchen Sie in der Regel die Steuernummer.
Beide Nummern können gleichzeitig gültig sein und nebeneinander verwendet werden. Sie sind aber weder austauschbar noch identisch. Ein kurzer Abgleich mit der Bezeichnung im Formular spart deshalb oft eine Rückfrage beim Finanzamt und verhindert unnötige Verzögerungen.
